درحال مشاهده: مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - توفان فکری (Brain Storming)

ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

توفان فکری (Brain Storming)

-
-
امیرحسین ستوده بیدختی
مقدمه
توفان فكری "BRAIN STORMING" یكی از شناخته شده ترین شیوه های برگزاری جلسات هم فكری و مشاوره بوده و كاربرد جهانی دارد. این روش دارای مزایا وویژگیهایی منحصربه فرد است . درواقع بسیاری از تكنیك های دیگر منشعب از این روش است .
در راهبری پروژه ها ؛ یكی از موثرترین شیوه هایی كه مدیر پروژه جهت شناخت نقاط ضعف پیشبرد پروژه و شناخت راههای بهبود كار بكار می برد ؛ استفاده از این شیوه شناخته شده است .بعضا در پروژه های بزرگ حداقل هر ماه یكبار این جلسات تشكیل می شود.
در اینجا ضمن معرفی كوتاهی از تاریخچه و تعریف توفان فكری به بررسی قواعد این روش می پردازیم . آنگاه تركیب اعضا و گروه مشخص می شود و پس از آن روندبرگزاری یك جلسه توفان فكری ارائه می گردد. درنهایت مزایا و معایب این روش معرفی می شود تا دبیران و روسای جلسات بتوانند دامنه كاربرد آن را ارزیابی كرده و درجای خوداز آن استفاده كنند.
این روش توسط الكس اسبورن در سال 1988 معرفی گردید. در آن زمان بنیادفرهنگی اسبورن این روش را در چندین شركت تحقیقاتی ، بازرگانی ، علمی وفنی برای حل مشكلات و مسائل مدیریت به كار گرفت . موفقیت این روش در كمك به حل مسائل آن چنان بود كه ظرف مدت كوتاهی به عنوان روشی كارآمد شناخته شد.
فرهنگ لغت و بستر تعریف توفان فكری را چنین بیان می دارد: "تكنیك برگزاری یك كنفرانس كه در آن سعی گروه بر این است تا راه حل مشخصی را بیابد". در این روش همه نظرات در جمع بندی مورداستفاده قرار می گیرند. روش توفان فكری امروزه یكی ازمتداول ترین روشهای تصمیم گیری گروهی است و موجب گسترش و تحول بسیاری ازروشهای مرتبط و مشابه گردیده است . دانشمندان زیادی ازجمله : اسبورن ، كال وهمكاران ، بوچارد، گچكا و همكاران ، دلبگ و همكاران ، لوئس ، ونگاندی و سیج دركتابهای خود به این روش پرداخته اند و جهت ارتقا آن كوشیده اند.
قواعد توفان فكری
اسبورن عنوان می دارد: "پیشنهاد ایجاد شده در ذهن یك فرد عادی در گروه ، 2 برابرپیشنهاد ایجاد شده درحالت انفرادی است ". درصورتی كه قواعد و مقررات مشخصی برای جلسات توفان فكری در نظر گرفته و رعایت گردد، این روش بسیار كارآمدترخواهدشد. توفان فكری بر دو اصل و چهار قاعده اساسی استوار است .
اصل اول مبتنی بر تنوع نظرات است . تنوع نظرات آن بخش از مغز را كه به خلاقیت مربوط است فعال تر می كند تا بر تفكر قضاوتی "JUDJMENTAL THINKING" خودفائق آید. تفكر قضاوتی درواقع به معنی ارزیابیها و نظرات تكمیلی نسبت به مطلبی مطرح شده است . به این منظور بعد از آنكه تمامی پیشنهادات را جمع آوری گردید:بررسی و ارزیابی پیشنهادات صورت می گیرد.
اصل دوم كمیت ، فزاینده كیفیت است . یعنی هرچه تعداد پیشنهادات بیشتر شود،احتمال رسیدن به یك راه حل بهتر افزایش می یابد.
چهار قاعده اساسی توفان فكری
1 - انتقال ممنوع : این مهمترین قاعده است و لازم است تمام اعضا به آن توجه كرده وبررسی و ارزیابی پیشنهاد را به آخر جلسه موكول كنند. ضمن اینكه ملاحظه تبعیض آمیزپیشنهادات نیز ممنوع است .
2 - اظهارنظر آزاد و بیواسطه : این قاعده برای جرات بخشیدن به شركت كنندگان برای ارائه پیشنهاداتی است كه به ذهن آنها خطور می كند. به عبارت دیگر در یك جلسه توفان فكری تمام اعضا باید جسارت و شهامت اظهارنظر را پیدا كرده باشند و بدون آنكه ترسی از ارزیابی و بعضا انتقاد مستقیم داشته باشند; بتوانند پیشنهاد و نظر خود را بیان كنند.هرچه پیشنهادات جسورانه تر باشد نشان دهنده اجرای موفق تر جلسه است .
3 - تاكید بر كمیت : هرچه تعداد نظرات بیشتر باشد، احتمال وجود پیشنهادات مفید وكارسازتر در بین آنها بیشتر می شود. موفقیت اجرای روش توفان فكری با تعدادپیشنهادات مطرح شده در جلسه رابطه مستقیم دارد. در این روش این گونه عنوان می شودكه هرچه تعداد پیشنهاد بیشتر باشد احتمال وجود طرح پیشنهاد كیفی بیشتر است .
4 - تلفیق و بهبود پیشنهادات : اعضا می توانند علاوه بر ارائه پیشنهاد، نسبت به بهبودپیشنهاد خود اقدام كنند. روش توفان فكری این امكان را به اعضا می دهد كه پس ازشنیدن پیشنهادات دیگران پیشنهاد اولیه بهبود داده شود. آنها همچنین می توانند پیشنهادخود را با چند پیشنهاد دیگر تلفیق كرده و پیشنهاد بهتر و كاملتری را به دست آورند.
تركیب اعضای گروه توفان فكری
درهر جلسه توفان فكری لازم است افراد ذیل حضور داشته باشند: رئیس ، دبیرجلسه و اعضای گروه . رئیس جلسه ، قواعدكاری و مسئله موردبحث "مشكل " را مطرح می كندو ناظر بر حسن اجرای آنهاست . دبیر، كار ثبت صورتجلسه را انجام می دهد. بهتر است دبیر نزدیك رئیس جلسه بنشیند، به طوری كه بتواند نقش رابط غیرمستقیم بین رئیس جلسه و اعضا را ایفا كند. بهتر است پیشنهادات بطور گزارشی - نه كلمه به كلمه -یادداشت شوند. اسبورن پیشنهاد می كند كه از افرادی كه دارای موقعیتهای شغلی یكسان هستند برای هم فكری ، دعوت به عمل آید. ضمنا باید درنظرداشت چنانچه رئیس ومرئوس با هم در یك گروه باشند، اصل اظهارنظر آزاد و بیواسطه خدشه خواهدیافت مگرآنكه برای آن قبلا تدابیری اندیشیده شده باشد.
رویه برگزاری جلسات توفان فكری
یك گروه 6 تا 12 نفری از اعضا انتخاب می شوند "حتی الامكان از لحاظ رتبه اداری همسان باشند";
مشكل به روشنی تعریف شده ، و برای شركت كنندگان توضیح كافی داده می شود;
حداقل یك هفته از طرح صورت مسئله گذشته باشد "یعنی دستور كار هر جلسه قبلااعلام شده باشد";
بلافاصله پیش از جلسه اصلی توفان فكری ، برای اعضا، جلسه ای توجیهی برگزارمی شود;
با نوشتن صورت مسئله بر روی تخته سیاه به طوری كه برای همه قابل خواندن باشد،جلسه توفان فكری شروع می شود;
رئیس جلسه 4قاعده جلسه توفان فكری را متذكر می شود;
هریك از اعضا كه مایل به ارائه پیشنهاد باشد دست خود را بالا می برد و در هر نوبت یك پیشنهاد را ارائه می دهد;
رئیس جلسه طی یادداشتی 2كلمه ای و كوتاه ، هریك از پیشنهادات را روی تخته سیاه می نویسد و در همین حال دبیر جلسه پیشنهاد را با جزئیات بیشتری ثبت می كند;
درصورت لزوم رئیس جلسه می تواند برای برانگیختن اذهان در ارائه پیشنهادات جدیدصورت مسئله یا پیشنهادات ارائه شده ، را مجددا طرح كند;
مدت زمان جلسه نباید از حد مجاز، كه معمولا 60 دقیقه است تجاوز كند.
مزایا و معایب
با وجودی كه روش توفان فكری بسیار متداول و رایج است ، لیكن تاكنون به طورخاص ، درجهت روشن نمودن بهترین شرایط اجرای این روش ، تحقیقات كافی صورت نگرفته است . مزایای این روش عبارتند از:
1 - باتوجه به اصل هم افزایی یا سینرژی باعث می شود كه خلاقیت گروهی موثرتر ازخلاقیت فردی عمل كند;
2 - با این روش ، در مدت زمان نسبتا كوتاهی ، شمار زیادی پیشنهاد حاصل می شود;
معایب و نقایص این روش عبارتند از:
1 - ممكن است ، ایجاد شرایط جهت اظهارنظر آزاد و بیواسطه دشوار باشد;
2 - گروه معمولا تحت فشار اكثریت قرار گرفته و موجب می شود فرد با نظر اكثریت موافقت كند، حتی اگر قویا احساس كند كه نظر اكثریت اشتباه است ;
3 - اكثر اوقات تمایل گروه بر حصول یك توافق است ، تا دستیابی به پیشنهادات متنوعی كه به خوبی موردبررسی قرار گرفته باشند; درواقع این حركت در حال حاضر بخاطرساختار جلسات ، به صورت عادت در آمده است .
4 - هنگام توفان فكری ، اغلب افراد مواردی بدیهی یا ایده آل را پیشنهاد می كنند و این ازتلاش آنها برای بحث بیشتر و درنتیجه ارائه پیشنهادات خلاق می كاهد;
5 - ماهیت تنوع گرای توفان فكری ; خود به خود مسبب افزایش پیشنهادات می شود ولی اصلاح و پالایش ساختاری پیشنهادات را دربرندارد;
6 - اگر گروه از یك رئیس جلسه خوب برخوردار نباشد ممكن است برخی از افرادجلسه را، به طور كامل تحت الشعاع خود قرار دهند;
7 - اجرای موفقیت آمیز این روش مستلزم شناخت قبلی افراد از مسئله است ;
8 - در این روش ، بهبود مرحله به مرحله "تدریجی " پیشنهادات كمتر مشاهده می شود;
9 - گاهی اوقات این روش ، به مسائل نسبتا ساده و پیش پاافتاده محدود گشته و باعث می شود كه روش ارائه شده ، برای حل مسائل كلی پیچیده و كارآیی كافی را نداشته باشد;
10 - برای بعضی افراد، پیروی از قواعد این روش ، یا ارائه پیشنهادات متنوع مشكل است .
روشها و تكنیك های مشابه
از توفان فكری روشهای گوناگونی مشتق شده است . مثلا، یك روش می گوید بهتراست شركت كنندگان پیش از ورود به جلسه پیشنهادات خود را كتبا، دراختیار رئیس جلسه قرار دهند، رئیس جلسه ، پیشنهادات را بدون اعلام منبع ، برای همه شركت كنندگان قرائت می كند. این روش كه برای ازبین بردن معایب بندهای 2و3 مورداستفاده قرارمی گیرد، توفان فكری گمنام "ANONYMOUS BRAINSTORING" نام دارد.
شیوه های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال از شركت كنندگان خواسته می شود، تانظرات خود را در مدتی كوتاه به رشته تحریر درآورند. این روش افكارنویسی "BRAINWRITING" خوانده می شود.
تلفیقی از افكارنویسی و توفان فكری نیز وجود دارد كه به روشTRIGGER مشهوراست . این روش را جورج مولر كارشناس شركت فورد موتورز ابداع كرد. در این روش شركت كنندگان هركدام شخصا فهرستی از كلمات مرتبط به مسئله را تهیه می كنند. مزیت این روش بر روش توفان فكری در این است كه قابلیت بسط و گسترش پیشنهادات رادارد.
ویلیام گوردن به منظور غلبه بر برخی مشكلات توفان فكری شیوه جدیدی را ابداع كرد. رویه آن بدین گونه است كه : رئیس جلسه ، از گروه می خواهد تا به مفهوم یا اصول مسئله پرداخته و مسئله را ریشه ای موردبررسی قرار دهند. رفته رفته ، با مطرح شدن نظرات متفاوت ، افراد اطلاعات بیشتری پیدا كرده و پیشنهادات جدیدی مطرح می كنند.مزیت عمده این روش ، امكان بررسی سایر پیشنهادات و عدم تمركز بر یك پیشنهاداست . درنتیجه این روش مانع تصمیم گیری ناپخته در فرایند حل مسئله می گردد.
گونه دیگر توفان فكری شیوه SUCCESIVE INTEGERATION OF PROBLEM ELEMENTS=SIL است . این روش به وسیله هلموت اشلیكسوپ از موسسه باتل ابداع گردید. معایب بندهای شماره 2،3،5 با این روش برطرف خواهدشد. در این روش عناصرجلسات آزاد و روابط اجباری بطور فزاینده تركیب می شوند تا اینكه گروه به راه حل نهایی موردتوافق دست یابد. توفان فكری عبارت است از بیان تفكرهای متنوع ، درحالی كه روش SILكتبی بوده و تفكر "چه متنوع ، چه مشابه " اصل است .
گروه اسمی و دلفی نیز مواردی از توفان فكری است كه در آینده موردبررسی قرارخواهدگرفت . این دو روش عیب بند 8 را مرتفع می كند

منبع:مدیریت پروژه ایرانی


مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - توفان فکری (Brain Storming)

مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - توفان فکری (Brain Storming),مدیریت ساخت ,مدیریت پروژه, مدیریت پروژه های ساخت, مدیریت پروژه و ساخت,مدل سازی اطلاعات ساختمان,مدیریت ساخت
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به مهندسی و مدیریت ساخت پروژه است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|