درحال مشاهده: مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر PMO

22.jpg (364×96)11.jpg (364×96)

ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

1396/04/14
16:08
امیرحسین ستوده بیدختی

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.

مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :

·      تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند

·      افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها

·      کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت

·      عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها

·      از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل

با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.

از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.


سطوح دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه بسته به نیاز سازمان‌های مختلف می‌تواند دارای سطوح مختلفی باشد.

سطح 1: دفتر پروژه:  دستیابی به دستاوردها و اهداف پروژه برای هزینه، زمان و استفاده از منابع

·      یک پروژه یا بیشتر

·      یک مدیر پروژه

 

سطح 2: دفتر مدیریت پروژه ابتدایی: تهیه روش‌شناسی استاندارد و قابل تکرار مدیریت پروژه برای استفاده در تمام پروژه‌ها

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      مدیر طرح

·      کارمند پاره‌وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 3: دفتر مدیریت پروژه استاندارد: برقراری ظرفیت و زیرساخت برای پشتیبانی و اداره محیط به هم مرتبط پروژه

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      مدیر ارشد طرح

·      کارمندان پاره‌وقت و تمام وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 4: دفتر مدیریت پروژه پیشرفته: بکارگیری ظرفیت مدیریت پروژه جامع و یکپارچه برای دستیابی به اهداف کسب و کار

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      راهبر دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی و پشتیبانی مستقل دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 5: مرکز تعالی: مدیریت بهبود مستمر و همکاری بین واحدی جهت دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار

·      چندین طرح

·      قائم مقام یا راهبر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی مستقل دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان پشتیبانی در گستره سازمان

 

کارکردهای دفتر مدیریت پروژه

 

دفتر مدیریت پروژه 20 کارکرد اصلی دارد که در 5 گروه دسته‌بندی می‌شوند. دفاتر مدیریت پروژه‌ در سطوح مختلف می‌بایست میزان مورد نیاز و مناسب‌سازی شده‌ای از این کارکردها را پوشش دهند. در ادامه توضیح مختصری درباره این کارکردها ارایه شده است:

 

مدیریت راهکارها(Practice management): رویکرد عمومی و چارچوب مرجع برای هدایت فعالیت‌های مدیریت پروژه در سازمان را تهیه‌ می‌کند. این حوزه وظیفه استانداردهای عملکرد پروژه را مشخص می‌کند؛ فرایندها، ابزارها و شیوه‌های مدیریت پروژه را مستقر می‌کند؛ و محیط مدیریت پروژه مشارکتی را خلق می‌کند که شامل دسترسی به آرشیوهای پروژه و کتابخانه منابع می‌باشد. این حوزه بر توسعه قابلیت مدیریت پروژه‌ موثر سازمانی در سطح پروژه متمرکز می‌شود. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      روش‌شناسی مدیریت پروژه

·      ابزارهای مدیریت پروژه

·      استانداردها و سنجه‌ها

·      مدیریت دانش پروژه

مدیریت زیرساخت(Infrastructure Management): استقرار محیط مدیریت پروژه حرفه‌ای را تسهیل می‌کند. این حوزه وظیفه وضعیت فعلی مدیریت پروژه را بررسی می‌کند. در طراحی برنامه‌ها برای وضع آتی مشارکت می‌کند و رویه‌ها و مکانیزم‌های از قلم افتاده‌ای را به سازمان معرفی می‌کند که برای رسیدن به شایستگی و بلوغ نیازمند آن هستند. همچنین به تعریف ساختار پروژه و درگیری لازم صاحبان منافع برای پشتیبانی از عملکرد موفق پروژه و تهیه تسهیلات و تجهیزات لازم برای دستیابی به اهداف پروژه کمک می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      اداره پروژه

·      تخمین‌ها

·      سازمان و ساختار

·      پشتیبانی تسهیلات و تجهیزات

یکپارچگی منابع(Resource Integration): شایستگی، در دسترس بودن و عملکرد منابع پروژه را مدیریت می‌کند. این حوزه وظایف، دفتر مدیریت پروژه را برای همکاری با مدیران منابع جهت جذب، تخصیص و مدیریتِ مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه فعال می‌سازد. به دفتر مدیریت پروژه اجازه اداره آموزش در محیط مدیریت پروژه را می‌دهد؛ دفتر مدیریت پروژه را برای شکل دادن به پیشرفت کارراهه مدیران پروژه فعال می‌کند و جنبه‌های پشتیبانی تیم پروژه را توسعه می‌دهد. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مدیریت منابع

·      آموزش

·      توسعه کارراهه

·      توسعه تیم

پشتیبانی فنی(Technical support): مشاوره و پشتیبانی در زمینه مدیریت پروژه را برای مدیران و تیم پروژه مهیا می‌کند. در این حوزه وظیفه با استفاده اهرمی از توانایی، دانش و تجربه مدیران پروژه خبره در دسترس هدایت و مربی‌گری در محیط مدیریت پروژه ایجاد می‌شود. این حوزه دامنه‌ای از برنامه‌ریزی پروژه، تسهیلات و فعالیت‌های پشتیبانی را تهیه می‌کند؛ برنامه‌ها، هدایت‌های روتین، ممیزی‌های خاص پروژه و بررسی مدیریت پروژه را انجام می‌دهد و در مواقع مورد نیاز بهبود و احیای پروژه را پشتیبانی می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مربی‌گری و هدایت

·      پشتیبانی از برنامه‌ریزی

·      ممیزی و بازرسی پروژه

·      بهبود و احیای پروژه

هم‌محور سازی کسب و کار(Business Alignment): چشم‌انداز و تصویر کسب و کار سازمان را به محیط پروژه معرفی می‌کند. این حوزه وظایف مدیریت سبد پروژه‌ها را سرپرستی می‌کند؛ درگیری مدیر‌عامل در مدیریت پروژه را، به لحاظ بررسی اثرات مدیریت پروژه بر عملکرد کسب و کار سازمان را تسهیل می‌کند و روابط با مشتری و پیمانکاران را جهت تسهیل نقش‌هایشان به عنوان صاحبان منافع پروژه مدیریت می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مدیریت سبد پروژه‌ها

·      روابط مشتریان

·      روابط پیمانکاران

·      عملکرد کسب و کار

چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

1396/02/6
17:07
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO) بخش یا گروهی از افراد است که استانداردهای مرتبط با مدیریت پروژه را در درون یک سازمان، تعریف و حفظ می کند. علاوه بر این، مسئولیت مهمتر PMO اجرا و انجام پروژه هایی است که تحت قلمروی قدرت آن قرار می گیرد.
ایجاد چنین ساختاری در درون یک شرکت، مزایای متعددی دارد، اما PMO چیزی نیست که نوعاً از همان ابتدا در شرکت آغاز به کار کند، خصوصاً در شرکت های کوچک. هیچ اندازه، درآمد، یا آرایش خاصی از یک شرکت وجود ندارد که نشان دهد زمان ایجاد یک PMO فرا رسیده است. با این حال، علائم زیر را می توان به عنوان نشانه هایی در نظر گرفت که حکایت از لزوم راه اندازی این دفتر دارد:
کار انجام نمی شود. با توجه به موفقیت شرکت و آنچه که ارائه می کنید، مواردی وجود دارد که در شرکت ایجاد گلوگاه می کند. به این معنی که سرعت کار بشدت کاهش می یابد، دوباره کاری به وجود می آید، و سایر پیامدهای حاصل از این نوع سوء مدیریت مشاهده می گردد.

در هر پروژه ای به نظر می رسد اولین بار است که چنین کاری را انجام می دهید. حتی اگر پروژه های مشابه را بارها انجام داده باشید، به نظر می رسد اولین بار است که با چنین پروژه ای مواجه شده اید. افراد نمی دانند چه باید بکنند، سؤالات ضروری مطرح نمی شوند مگر آنکه خیلی دیر شده باشد، اقلام قابل تحویل در گوشه ای مانده، کارها پیش نمی رود، ....

گروه واحدی وجود ندارد که بداند در شرکت چه می گذرد. هر کسی اطلاعات ناقص یا دید کوته نظرانه خود را در مورد امور دارد. هیچکس نمی داند موارد مختلف چگونه با یکدیگر مرتبط می شوند. ... و این آغاز ایجاد مشکلات است.


سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه

1395/12/25
13:12
امیرحسین ستوده بیدختی
سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه
سطح اول بلوغ دفتر مدیریت پروژه

اولین سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه مربوط به دفتر پروژه است که بیشتر بر پایش پروژه متمرکز بوده و شکل اولیه از PMO در یک سازمان می باشد.
این دفتر با اعمال نفوذ و نظارت بر پروژه، بکارگیری دستورالعملها و رویه های مدیریت پروژه که توسط یک PMO دیگر در سطح بالاتر تدوین می شود را در سطح یک پروژه خاص تضمین می نماید.
در واقع به دلیل اینکه دفتر پروژه بطورکامل یک پروژه را پشتیبانی میکند و کلیه رویه ها، استانداردها، ابزار و تکنیکهای تعیین شده توسط PMO سطوح بالاتر را برای هر کدام از پروژهها اجرایی می نماید لذا نقش مهمی در این پیوستار ایفا کرده و متضمن بهبود فرآیند مدیریت پروژه در سطح عملیاتی است.

بلوغ pmo
سطح دوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

دومین سطح مختص به دفتر مدیریت پروژه پایه می باشد که بر کنترل فرآیندها تمرکز داشته و اولین سطح است که PMO چندین پروژه را تحت کنترل و نظارت دارد.
در واقع یک موجودیت سازمانی برای پیگیری و اعمال رویه ها و سیاست های سازمان در مدیریت پروژه به کلیه پروژه های تحت پوشش است و تحت هدایت و سرپرستی یک مدیر برنامه می باشد.
سطح سوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


سطح سوم دفتر مدیریت پروژه استاندارد است که از فرآیندها پشتیبانی نموده و بیانگر یک دفتر مدیریت پروژه کامل و جامع می باشد.
کارکردهای PMO در این سطح در راستای ترویج تخصص مدیریت پروژه به یک قابلیت اساسی در سازمان و افزایش سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه می باشد.
این واحد نظارت و کنترل متمرکز و جامعی بر فعالیت های مدیریت پروژه در سازمان دارد و در واقع نوع و میزان تأثیر کارکردهای PMO در محیط مدیریت پروژه سازمان را تعیین می‌‌کند.

انواع PMO

1395/10/4
05:39
امیرحسین ستوده بیدختی
انواع PMO

در ده سال گذشته، دفاتر مدیریت پروژه (PMOها) به یکی از قسمت های متداول در بسیاری از سازمان های متوسط تا بزرگ تبدیل شده اند. در بسیاری از سازمان ها حتی چند PMO وجود دارد که هر یک از آنها مسئول یک دپارتمان عملیاتی است. به طور کلی می توان 5 نوع PMO را برشمرد:

    گزارش دهی پروژه: این نوع PMO قابلیت دیدن تمامی پروژه ها را دارد و گزارش های تلفیقی از وضعیت پروژه، بودجه، مدت زمان، مسائل و غیره ارائه می دهد. آنها این اطلاعات را از گزارشات وضعیت پروژه ها به دست می آورند. همچنین می توانند معیارهای خاصی را در مورد چگونگی انجام تمامی پروژه ها حفظ کنند- مثلاً درصد موفقیت پروژه ها.

    زیرساخت مدیریت پروژه: این نوع PMO به طور رسمی بیشتر درگیر چگونگی مدیریت پروژه هاست. این PMO استانداردها و دستورالعمل های مدیریت پروژه، و نیز قالب ها و فرآیندهای مشترک را ایجاد می کند. آنها همچنین می توانند مخازن پروژه را برای ذخیره سازی اطلاعات پروژه ها و مدیریت پروژه، پدید آورند.

    خدمات مدیریت پروژه: این PMOها علاوه بر ایجاد زیرساخت ها، خدماتی را به پروژه ها و مدیران پروژه ارائه می دهند که شامل آموزش و تربیت مدیران پروژه و اعضای تیم، حمایت از مدیران پروژه برای تأیید و تصدیق آنها، انجام ارزیابی پروژه، و موارد دیگر می باشد.

    PMOی استراتژیک: این PMOها علاوه بر ارائه موارد ذکر شده در بالا، مدیران پروژه ای را در اختیار دارند که پروژه ها را مدیریت می کنند. با این حال، آنها فقط تعداد اندکی مدیر پروژه بسیار قوی دارند که به پروژه های استراتژیک بزرگ تخصیص می دهند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مرکز برتری: این نوع PMO مشابه نوع چهارم است، با این تفاوت که خانه تمامی مدیران پروژه محسوب می شود. این PMO مسئول مدیریت تمامی پروژه های سازمان است. تمامی مدیران پروژه رسمی به این دفتر گزارش می دهند. رئیس این PMO مسئولیت این منابع مدیریت پروژه را بر عهده دارد و در هنگام نیاز، مدیران پروژه را به پروژه ها تخصیص می دهد.


مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر PMO

مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر PMO,مدیریت ساخت ,مدیریت پروژه, مدیریت پروژه های ساخت, مدیریت پروژه و ساخت,مدل سازی اطلاعات ساختمان,مدیریت ساخت
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به مهندسی و مدیریت ساخت پروژه است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|