درحال مشاهده: مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر گزارش وضعیت


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

از گزارش هاى وضعیت براى مدیریت انتظارات استفاده كنید

1398/01/6
06:28
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی
گزارش هاى وضعیت معمولاً به آن اندازه كه باید باشند، مؤثر نیستند. این،هم در مورد اعضاى تیم كه گزارش وضعیت را به مدیر پروژه ارائه مى كنند
و هم براى مدیران پروژه كه این گزارش ها را به ذى نفعان اصلى عرضه مى نمایند، صحت دارد. یكى از دلایل اصلى این امر، آن است كه افرادى كه این گزارش ها را تهیه مى كنند به آن به عنوان یك كار عادى و روزمره مى نگرند، نه به عنوان شیوه اى براى انتشار اطلاعات باارزش. شما معمولاً یك گزارش وضعیت دریافت مى كنید كه خیلى خلاصه است و هیچ چیزى نمى گوید، یا برعكس، گزارش وضعیتى دریافت مى كنید كه شامل تمامى فعالیت هایى است كه یك فرد انجام مى دهد.كسى كه گزارش وضعیت را تهیه مى كند باید آنرا به گونه اى بنویسد كه خواننده بتواند از اطلاعات موجود در آن در فرآیند تصمیم گیرى استفاده كند. اطلاعات باید داراى ارزش باشند. نویسنده باید از خود بپرسد كه اطلاعات گزارش وضعیت، در آنجا درج مى شود تا چیز ارزشمندى را اعلام كند یا فقط براى آن است كه فضا را پر كند.گزارش هاى وضعیت، نوعاً باید بر موارد زیر تمركز داشته باشند:
 آنچه كه انجام شده، در مقایسه با آنچه كه در برنامه زمانبندى آورده شده است.
 توضیحات درباره كارهایى كه باید تكمیل مى شد اما از زمانبندى عقب افتاده است.
 مشكلات (مسائل) موجود، تأثیر آنها بر روى پروژه، و اینكه براى برطرف كردن آنها چه كارى انجام مى شود.
 درخواست هاى تغییر محدوده پروژه.
 ریسك هایى كه به تازگى شناسایى شده اند.
 مشاهداتى كه براى خواننده مفید خواهد بود.

اگر شما در گزارش هاى وضعیت خود، بر این نوع اطلاعات تمركز كنید، متوجه خواهید شد كه این اطلاعات، معنى دار هستند و مى توانند براى كمك به مدیریت پروژه و آگاه نگه داشتن ذى نفعان، مورد استفاده قرار گیرند. اگر وقایع كم اهمیت و بدیهى را گزارش كنید، افراد به گزارش هاى شما توجه نخواهند كرد.
فركانس گزارش دهى وضعیت، به طول پروژه و سرعت لازم جهت واكنش بستگى دارد. مثلاً اگر طول پروژه شما دو ماه باشد و مدیر پروژه، گزارش وضعیت را به صورت ماهیانه از اعضاى تیم دریافت كند، در صورتى كه مشكلى گزارش شده باشد، زمان كافى براى پاسخگویى وجود نخواهد داشت. یك قانون سرانگشتى، به شرح زیر است:
 پروژه هاى كوچك ممكن است نیازى به گزارش وضعیت رسمى نداشته باشند.
 در پروژه هاى متوسط، اعضاى تیم باید هر هفته گزارش وضعیت را ارائه كنند.
 در پروژه هاى بزرگ، اعضاى تیم باید گزارش وضعیت را به صورت هفتگى یا احتمالاً هر دو هفته یك بار ارائه نمایند.
به روز رسانى وضعیت نیز تا حدى بستگى به موقعیت دارد. مثلاً اگر فعالیت هاى بحرانى در حال وقوع باشد، شاید لازم گردد كه به روز رسانى وضعیت به طور روزانه انجام و اعلام شود. چنین وضعیتى ممكن است حوالى زمان نصب، هنگامى كه در واپسین روزهاى پروژه كارهاى بسیارى باید در هماهنگى با هم انجام شود، اتفاق بیفتد.


8 بخش یک گزارش وضعیت فوق العاده

1395/09/26
20:15
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی
8 بخش یک گزارش وضعیت فوق العاده

یک گزارش وضعیت کامل، نوعاً باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

    اطلاعات پایه شامل نام پروژه، مدیر پروژه، دوره زمانی، و شرح پروژه: لازم است این اطلاعات پایه، هر بار در گزارش درج شود تا افراد بدانند چه چیزی را مطالعه می کنند.

    شاخص وضعیت کلی: این شاخص، منعکس کننده وضعیت کلی پروژه است. یک روش متداول برای این منظور، استفاده از کدهای رنگی است، مثلاً: سبز (طبق برنامه)، زرد (هشدار)، یا قرمز (وجود مشکل).

    خلاصه وضعیت در سطح بالا: اطلاعات خلاصه را با توجه به وضعیت کلی پروژه، ارائه کنید. مطمئن شوید که تمامی پرسش ها به گونه ای جمله بندی شده اند که اگر پروژه، طبق برنامه باشد، تمامی پاسخ ها یا "بله" باشد و یا "خیر". تمرکز پرسش ها باید بر وضعیت حال و آینده پروژه باشد، نه وضعیت گذشته. مثلاً:
        آیا پروژه به موقع تکمیل خواهد شد؟
        آیا پروژه، تحت بودجه تکمیل خواهد شد؟
        آیا اقلام قابل تحویل پروژه، دارای کیفیت قابل قبول خواهند بود؟
        آیا مسائل پروژه با موفقیت حل خواهد گردید؟
        آیا ریسک های پروژه با موفقیت کاهش خواهد یافت؟
        آیا تمامی نگرانی های کارفرما با موفقیت برطرف خواهد شد؟

    توضیحات: در مورد هر یک از پرسش های بالا که پاسخ آن منفی باشد، اطلاعات بیشتری ارائه کنید.

    دستاوردهای مهم این دوره: دستاوردهای عمده، از دوره گزارش دهی قبلی تا کنون، را فهرست کنید. اگر تمامی دستاوردهای برنامه ریزی شده برای این دوره، تکمیل نشده باشد، مدیر پروژه باید توضیح بدهد که چرا.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    دستاوردهای برنامه ریزی شده برای دوره آینده: دستاوردهای عمده برنامه ریزی شده برای دوره گزارش دهی بعد را فهرست کنید.

    تذکرات یا توضیحات اضافی: در مورد سایر زمینه هایی که در گزارش وضعیت، منعکس نمی شود ولی خواننده باید درباره آنها بداند، توضیح دهید.

    پیوست ها: بسیاری برگه ها و گزارش های دیگر نیز وجود دارد که ممکن است مورد علاقه خواننده باشد. پیوست های احتمالی می تواند مواردی باشد همچون: برگه مشکلات، برگه تغییرات محدوده، معیارها و آمارهای پروژه، و گزارش های ارزش کسب شده.




نشانه های یک گزارش وضعیت مؤثر

1395/06/14
18:34
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی
نشانه های یک گزارش وضعیت مؤثر

    کوتاه بودن. حداکثر یک صفحه چاپی.

    هدفمند بودن. مخاطبان گزارش باید مشخص باشند تا اطلاعات گزارش متناسب باآنها تنظیم گردد.

    خوب نوشته شدن. چنین گزارشی نباید دارای غلط های دستوری و یا املایی باشد.

    جذاب بودن. ظاهر گزارش باید به گونه ای باشد که خواننده را جذب کند و خواننده بتواند اطلاعات پروژه را در یک نگاه در گزارش بیابد.

    تنظیم به شیوه روزنامه نگاری. معمولاً گزارشگران، مقالات خود را بدین ترتیب تنظیم می کنند که مطالب مهمتر را در ابتدا و مطالب کم اهمیت تر را در پایین صفحه قرار می دهند؛ شما نیز باید گزارش وضعیت پروژه را به همین شیوه تنظیم نمایید.

    مخاطرات و مشکلات. مخاطرات و مشکلات عمده پروژه را باید در این گزارش متذکر شوید؛ ارائه راه حل پیشنهادی را نیز فراموش نکنید.

    مایل استون ها. کمتر از 3 و بیشتر از 7 مایل استون را در گزارش خود درج نکنید؛ چند نمونه از آنچه را که بدان دست یافته اید، متذکر شوید تا نشان دهید که پروژه در حال پیشرفت است.

 مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management


    خلاصه وضعیت. برخی از ذی نفعان فقط 2 یا 3 جمله از گزارش را می خوانند. آنها را نادیده نگیرید. توجه داشته باشید که این جملات را در هر گزارش، به روز کنید.



مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر گزارش وضعیت

مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر گزارش وضعیت,مدیریت ساخت ,مدیریت پروژه, مدیریت پروژه های ساخت, مدیریت پروژه و ساخت,مدل سازی اطلاعات ساختمان,مدیریت ساخت
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به مهندسی و مدیریت ساخت پروژه است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|