درحال مشاهده: مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر مدیریت انتظارات


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

از گزارش هاى وضعیت براى مدیریت انتظارات استفاده كنید

1398/01/6
06:28
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی
گزارش هاى وضعیت معمولاً به آن اندازه كه باید باشند، مؤثر نیستند. این،هم در مورد اعضاى تیم كه گزارش وضعیت را به مدیر پروژه ارائه مى كنند
و هم براى مدیران پروژه كه این گزارش ها را به ذى نفعان اصلى عرضه مى نمایند، صحت دارد. یكى از دلایل اصلى این امر، آن است كه افرادى كه این گزارش ها را تهیه مى كنند به آن به عنوان یك كار عادى و روزمره مى نگرند، نه به عنوان شیوه اى براى انتشار اطلاعات باارزش. شما معمولاً یك گزارش وضعیت دریافت مى كنید كه خیلى خلاصه است و هیچ چیزى نمى گوید، یا برعكس، گزارش وضعیتى دریافت مى كنید كه شامل تمامى فعالیت هایى است كه یك فرد انجام مى دهد.كسى كه گزارش وضعیت را تهیه مى كند باید آنرا به گونه اى بنویسد كه خواننده بتواند از اطلاعات موجود در آن در فرآیند تصمیم گیرى استفاده كند. اطلاعات باید داراى ارزش باشند. نویسنده باید از خود بپرسد كه اطلاعات گزارش وضعیت، در آنجا درج مى شود تا چیز ارزشمندى را اعلام كند یا فقط براى آن است كه فضا را پر كند.گزارش هاى وضعیت، نوعاً باید بر موارد زیر تمركز داشته باشند:
 آنچه كه انجام شده، در مقایسه با آنچه كه در برنامه زمانبندى آورده شده است.
 توضیحات درباره كارهایى كه باید تكمیل مى شد اما از زمانبندى عقب افتاده است.
 مشكلات (مسائل) موجود، تأثیر آنها بر روى پروژه، و اینكه براى برطرف كردن آنها چه كارى انجام مى شود.
 درخواست هاى تغییر محدوده پروژه.
 ریسك هایى كه به تازگى شناسایى شده اند.
 مشاهداتى كه براى خواننده مفید خواهد بود.

اگر شما در گزارش هاى وضعیت خود، بر این نوع اطلاعات تمركز كنید، متوجه خواهید شد كه این اطلاعات، معنى دار هستند و مى توانند براى كمك به مدیریت پروژه و آگاه نگه داشتن ذى نفعان، مورد استفاده قرار گیرند. اگر وقایع كم اهمیت و بدیهى را گزارش كنید، افراد به گزارش هاى شما توجه نخواهند كرد.
فركانس گزارش دهى وضعیت، به طول پروژه و سرعت لازم جهت واكنش بستگى دارد. مثلاً اگر طول پروژه شما دو ماه باشد و مدیر پروژه، گزارش وضعیت را به صورت ماهیانه از اعضاى تیم دریافت كند، در صورتى كه مشكلى گزارش شده باشد، زمان كافى براى پاسخگویى وجود نخواهد داشت. یك قانون سرانگشتى، به شرح زیر است:
 پروژه هاى كوچك ممكن است نیازى به گزارش وضعیت رسمى نداشته باشند.
 در پروژه هاى متوسط، اعضاى تیم باید هر هفته گزارش وضعیت را ارائه كنند.
 در پروژه هاى بزرگ، اعضاى تیم باید گزارش وضعیت را به صورت هفتگى یا احتمالاً هر دو هفته یك بار ارائه نمایند.
به روز رسانى وضعیت نیز تا حدى بستگى به موقعیت دارد. مثلاً اگر فعالیت هاى بحرانى در حال وقوع باشد، شاید لازم گردد كه به روز رسانى وضعیت به طور روزانه انجام و اعلام شود. چنین وضعیتى ممكن است حوالى زمان نصب، هنگامى كه در واپسین روزهاى پروژه كارهاى بسیارى باید در هماهنگى با هم انجام شود، اتفاق بیفتد.


7 گام برای مدیریت انتظارات ذی نفعان

1395/09/19
00:56
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی
7 گام برای مدیریت انتظارات ذی نفعان

    رسیدن به یک توافق: اگر در ابتدا بر روی مواردی توافق نکنید، مدیریت انتظارات ذی نفعان، دشوار یا غیرممکن خواهد بود.

    مدیریت تغییرات: تغییرات باید از طریق فرآیند مدیریت تغییرات، مدیریت شود تا مطمئن شوید که تمامی تغییرات، مورد تأیید ذی نفعان می باشد.

    انتشار فعالانه: پس از رسیدن به توافق، آنرا از طریق فرآیند گزارش وضعیت یا برنامه مدیریت ارتباطات، منتشر کنید، خصوصاً اگر در برآورده ساختن انتظارات، مشکلی وجود داشته باشد.

    ارزیابی دوره ای عملکرد: مدیر پروژه باید به طور پویا انتظارات را ارزیابی کند و اگر دریابد که امکان برآورده ساختن انتظارات وجود ندارد، اولین گام باید برگرداندن اوضاع به حالت قابل کنترل باشد.

    تحویل آنچه مورد انتظار است: شما باید مطمئن شوید که آنچه را مورد انتظار است، تحویل می دهید. یکی از نقاط ضعف اکثر افراد، آن است که آنچه را که توافق کرده اند، انجام نمی دهند.

    تنظیم مجدد انتظارات در صورت لزوم: اگر متوجه شدید که آنچه در ابتدا مورد توافق قرار گرفته، نمی تواند انجام شود، باید مجدداً در مورد آن مذاکره کنید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    تکمیل توافق: کار تکمیل شده را همراه با ذی نفعان، مورد بازنگری قرار دهید تا مطمئن شوید که کاملاً به توافقات، عمل شده است؛ و اگر اینگونه نیست، برای انجام کامل توافقات، چه چیزهایی مورد نیاز خواهد بود.



مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر مدیریت انتظارات

مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر مدیریت انتظارات,مدیریت ساخت ,مدیریت پروژه, مدیریت پروژه های ساخت, مدیریت پروژه و ساخت,مدل سازی اطلاعات ساختمان,مدیریت ساخت
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به مهندسی و مدیریت ساخت پروژه است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|