درحال مشاهده: مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر دفتر مدیریت پروژه


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

7 ﻋﻨﺼﺮ ﺑﺮاى ﺗﻌﺮﯾﻒ ﯾﮏPMO

1396/09/27
00:25
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی
ﻗﺒــﻞ از آﻧﮑــﻪ ﺑﺘﻮاﻧﯿﺪ ﯾــﮏ PMO را راه اﻧﺪازى ﮐﻨﯿﺪ، ﺑﺎﯾــﺪ اﺑﺘﺪا ﻫﺪف و ﻣﻘﺼــﻮد و ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ دورﻧﻤﺎى آﻧﺮا ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﻨﯿﺪ. ﺑﺪون ﭼﻨﯿﻦ ﭘﺎﯾﻪ اى، ﺗﻤﺎﻣﻰ ﮐﺎرﻫﺎى دﯾﮕﺮ ﺷﻤﺎ ﺑﻪ ﺧﻄﺮ ﺧﻮاﻫﺪ اﻓﺘﺎد. اﯾﻦ اﻃﻼﻋﺎت در اﺧﺘﯿﺎر ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﺎن، ذى ﻧﻔﻌــﺎن و ﮐﺎرﮐﻨﺎن ﺧﻮدﺗــﺎن ﻗﺮار ﺧﻮاﻫﺪ ﮔﺮﻓﺖ ﺗﺎ ﻫﻤﮕﻰ ﺑﺎ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ اى ﻣﺸﺘﺮك از اﻧﺘﻈﺎرات، ﮐﺎر را آﻏﺎز ﻧﻤﺎﯾﻨﺪ.

 ﻣﺄﻣﻮرﯾﺖ (Mission): ﻣﺄﻣﻮرﯾﺖ ﺗﻮﺿﯿﺢ ﻣﻰ دﻫﺪ ﮐﻪ PMO ﭼﻪ ﮐﺎرى اﻧﺠــﺎم ﻣﻰ دﻫﺪ، ﭼﮕﻮﻧﻪ آﻧﺮا اﻧﺠﺎم ﻣﻰ دﻫﺪ، و ﺑﺮاى ﭼﻪ ﮐﺴــﻰ. اﯾﻦ، ﯾﮏ ﺑﯿﺎﻧﯿﻪ ﺧﯿﻠﻰ ﮐﻠﻰ اﺳــﺖ ﮐﻪ ﻣﻌﻤﻮﻻً PMO را ﺑﺎ ارزش ﻫﺎﯾﻰ ﮐﻪ ﺑﺮاى ﮐﺴﺐ و ﮐﺎر اﯾﺠﺎد ﻣﻰ ﮐﻨﺪ، ﻫﻤﺎﻫﻨﮓ ﻣﻰ ﺳﺎزد.
 ﺣﺎﻣﻰ ﻣﺎﻟﻰ (Sponsor): ﻫﻤﻪ ﺳــﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺣﺎﻣﻰ ﻣﺎﻟﻰ ﻧﺪارﻧﺪ، اﻣﺎ PMO ﻣﻌﻤﻮﻻً دارد. ﺣﺎﻣﻰ ﻣﺎﻟﻰ، ﮐﺴــﻰ اﺳــﺖ ﮐﻪ ﻣﺴﺌﻮل ﺗﻬﯿﻪ وﺟﻪ ﺑﺮاى PMO اﺳــﺖ، و در ﺑﺴﯿﺎرى از ﻣﻮارد، ﻣﺪﯾﺮى اﺳﺖ ﮐﻪ PMO ﺑﻪ او ﮔﺰارش ﻣﻰ دﻫﺪ.
 ﻣﺸـﺘﺮﯾﺎن (Customers): ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن، اﻓﺮاد ﯾﺎ ﮔﺮوه ﻫﺎى اﺻﻠﯿﻰ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﻣﺰاﯾﺎى ﻣﺤﺼﻮﻻت و ﺧﺪﻣﺎت اراﺋﻪ ﺷﺪه از ﺳﻮى PMOى ﺷــﻤﺎ را درﯾﺎﻓﺖ ﻣﻰ ﮐﻨﻨﺪ. ﻣﻬﻢ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺗﺸﺨﯿﺺ دﻫﯿﺪ ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن ﺷﻤﺎ ﭼﻪ ﮐﺴــﺎﻧﻰ ﻫﺴﺘﻨﺪ. آﻧﻬﺎ ﺑﺎﯾﺪ ﮐﺴــﺎﻧﻰ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ PMO ﺑﺮ آﻧﻬﺎ ﺗﻤﺮﮐﺰ ﻣﻰ ﮐﻨﺪ ﺗﺎ ﺑﻪ اﯾﺸﺎن ﮐﻤﮏ ﮐﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﻪ اﻫﺪاف ﭘﺮوژه و ﮐﺴﺐ و ﮐﺎرﺷﺎن دﺳﺖ ﯾﺎﺑﻨﺪ.
 ذى ﻧﻔﻌـﺎن (Stakeholders): اﯾﻨﻬــﺎ اﻓﺮاد ﯾﺎ ﮔﺮوه ﻫﺎى ﺧﺎﺻﻰ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﻋﻼﻗﻪ ﯾﺎ ﻧﻔﻌﻰ ﺟﺰﺋﻰ در ﻣﺤﺼﻮﻻت و ﺧﺪﻣﺎﺗﻰ ﮐﻪ PMOى ﺷــﻤﺎ اراﺋﻪ ﻣﻰ ﮐﻨﺪ، دارﻧﺪ. ذى ﻧﻔﻌﺎن داﺧﻠﻰ ﻣﻰ ﺗﻮاﻧﻨﺪ ﺳــﺎزﻣﺎن ﻫﺎﯾﻰ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﺎ آﻧﻬﺎ ﮐﺎر ﻣﻰ ﮐﻨﯿﺪ، اﻣﺎ ﻣﺴﺘﻘﯿﻤﺎً زﯾﺮ ﭼﺘﺮPMO  ﻧﯿﺴﺘﻨﺪ.
 اﻫﺪاف )Objectives(: اﻫﺪاف، اﻇﻬﺎرات ﻣﺸــﺨﺼﻰ ﻫﺴــﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺗﺸــﺮﯾﺢ ﻣﻰ ﮐﻨﻨﺪ PMO ﺳــﻌﻰ دارد در ﮐﻮﺗﺎه ﻣــﺪت، اﺣﺘﻤﺎﻻً ﻇﺮف ﻣﺪت ﯾﮏ ﺳﺎل، ﭼﻪ ﭼﯿﺰى را ﺑﻪ دﺳﺖ آورد. اﻫﺪاف ﺑﺎﯾﺪ در ﺳﻄﺢ ﭘﺎﯾﯿﻦ ﻧﻮﺷــﺘﻪ ﺷــﻮﻧﺪ ﺗﺎ در ﭘﺎﯾﺎن ﺳــﺎل ﺑﺘﻮان آﻧﻬﺎ را ارزﯾﺎﺑﻰ ﮐﺮد و دﯾﺪ ﮐﻪ آﯾﺎ ﺣﺎﺻﻞ ﺷﺪه اﻧﺪ ﯾﺎ ﺧﯿﺮ.
 ﻣﺤﺼـﻮﻻت/ ﺧﺪﻣﺎت (Products/ Services): ﻣﺤﺼﻮﻻت، اﻗﻼم ﻣﻠﻤﻮﺳــﻰ ﻫﺴــﺘﻨﺪ ﮐﻪ PMO ﺗﻮﻟﯿﺪ ﻣﻰ ﮐﻨــﺪ، و ﻧﻮﻋﺎً ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻧﺘﯿﺠﻪ ﯾﮏ ﭘﺮوژه، ﺳــﺎﺧﺘﻪ ﻣﻰ ﺷــﻮﻧﺪ. ﺧﺪﻣﺎت، اﺷﺎره دارد ﺑﻪ ﮐﺎر اﻧﺠﺎم ﺷﺪه ﺑﺮاى ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﺎن ﯾﺎ ذى ﻧﻔﻌﺎن ﮐﻪ ﺣﺎﺻﻞ آن، ﺗﻮﻟﯿﺪ اﻗﻼم ﻣﻠﻤﻮس ﻧﯿﺴــﺖ. ﺧﺪﻣﺎت ﺑﺎ ﺑﺮآورده ﮐﺮدن ﻧﯿﺎزﻫﺎى دﯾﮕــﺮان از ﻃﺮﯾﻖ ارﺗﺒﺎط و ﺗﻌﺎﻣــﻞ اﻓﺮاد، ارزش اﯾﺠﺎد ﻣﻰ ﮐﻨﺪ. PMO از ﻃﺮﯾﻖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﻣﺤﺼﻮﻻت و اراﺋﻪ ﺧﺪﻣﺎت، ﺑﻪ اﻫﺪاف ﺧﻮد دﺳﺖ ﻣﻰ ﯾﺎﺑﺪ.
 ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎى اﻧﺘﻘﺎﻟﻰ (Transitional Activities): ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫــﺎى اﻧﺘﻘﺎﻟــﻰ، ﭘﺮوژه ﻫــﺎ و ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎى ﺧﺎﺻﻰ ﻫﺴــﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﺮاى راه اﻧﺪازى PMO ﻻزم اﺳﺖ. اﮔﺮ PMO ﺟﺪﯾﺪ ﺑﺎﺷﺪ، اﯾﻦ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ ﮐﺎر ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﺮاى ﺳﺎﺧﺖ و ﺗﺠﻬﯿﺰ اﯾﻦ ﺳﺎزﻣﺎن ﺟﺪﯾﺪ را ﺗﺸﺮﯾﺢ ﻣﻰ ﮐﻨﺪ.
ﺟﻨﺒــﻪ ﻫﺎى دﯾﮕﺮى از ﺳــﺎزﻣﺎن ﻧﯿﺰ وﺟﻮد دارد ﮐﻪ ﻣﻰ ﺗــﻮان آﻧﻬﺎ را ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻧﻤﻮد، از ﺟﻤﻠﻪ: دﯾﺪﮔﺎه PMO، اﺻﻮل، اﻫﺪاف )Goals(، ﻣﻬﺎرت ﻫﺎ، ﻧﻘﺶ ﻫﺎ و ﻣﺴﺌﻮﻟﯿﺖ ﻫﺎ.


ادامه مطلب ادامه مطلب

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

1396/04/14
17:08
امیرحسین ستوده بیدختی امیرحسین ستوده بیدختی

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.

مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :

·      تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند

·      افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها

·      کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت

·      عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها

·      از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل

با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.

از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.


سطوح دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه بسته به نیاز سازمان‌های مختلف می‌تواند دارای سطوح مختلفی باشد.

سطح 1: دفتر پروژه:  دستیابی به دستاوردها و اهداف پروژه برای هزینه، زمان و استفاده از منابع

·      یک پروژه یا بیشتر

·      یک مدیر پروژه

 

سطح 2: دفتر مدیریت پروژه ابتدایی: تهیه روش‌شناسی استاندارد و قابل تکرار مدیریت پروژه برای استفاده در تمام پروژه‌ها

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      مدیر طرح

·      کارمند پاره‌وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 3: دفتر مدیریت پروژه استاندارد: برقراری ظرفیت و زیرساخت برای پشتیبانی و اداره محیط به هم مرتبط پروژه

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      مدیر ارشد طرح

·      کارمندان پاره‌وقت و تمام وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 4: دفتر مدیریت پروژه پیشرفته: بکارگیری ظرفیت مدیریت پروژه جامع و یکپارچه برای دستیابی به اهداف کسب و کار

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      راهبر دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی و پشتیبانی مستقل دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 5: مرکز تعالی: مدیریت بهبود مستمر و همکاری بین واحدی جهت دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار

·      چندین طرح

·      قائم مقام یا راهبر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی مستقل دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان پشتیبانی در گستره سازمان

 

کارکردهای دفتر مدیریت پروژه

 

دفتر مدیریت پروژه 20 کارکرد اصلی دارد که در 5 گروه دسته‌بندی می‌شوند. دفاتر مدیریت پروژه‌ در سطوح مختلف می‌بایست میزان مورد نیاز و مناسب‌سازی شده‌ای از این کارکردها را پوشش دهند. در ادامه توضیح مختصری درباره این کارکردها ارایه شده است:

 

مدیریت راهکارها(Practice management): رویکرد عمومی و چارچوب مرجع برای هدایت فعالیت‌های مدیریت پروژه در سازمان را تهیه‌ می‌کند. این حوزه وظیفه استانداردهای عملکرد پروژه را مشخص می‌کند؛ فرایندها، ابزارها و شیوه‌های مدیریت پروژه را مستقر می‌کند؛ و محیط مدیریت پروژه مشارکتی را خلق می‌کند که شامل دسترسی به آرشیوهای پروژه و کتابخانه منابع می‌باشد. این حوزه بر توسعه قابلیت مدیریت پروژه‌ موثر سازمانی در سطح پروژه متمرکز می‌شود. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      روش‌شناسی مدیریت پروژه

·      ابزارهای مدیریت پروژه

·      استانداردها و سنجه‌ها

·      مدیریت دانش پروژه

مدیریت زیرساخت(Infrastructure Management): استقرار محیط مدیریت پروژه حرفه‌ای را تسهیل می‌کند. این حوزه وظیفه وضعیت فعلی مدیریت پروژه را بررسی می‌کند. در طراحی برنامه‌ها برای وضع آتی مشارکت می‌کند و رویه‌ها و مکانیزم‌های از قلم افتاده‌ای را به سازمان معرفی می‌کند که برای رسیدن به شایستگی و بلوغ نیازمند آن هستند. همچنین به تعریف ساختار پروژه و درگیری لازم صاحبان منافع برای پشتیبانی از عملکرد موفق پروژه و تهیه تسهیلات و تجه