درحال مشاهده: مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر دفتر مدیریت پروژه

ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

1396/04/14
17:08
امیرحسین ستوده بیدختی

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.

مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :

·      تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند

·      افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها

·      کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت

·      عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها

·      از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل

با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.

از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.


سطوح دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه بسته به نیاز سازمان‌های مختلف می‌تواند دارای سطوح مختلفی باشد.

سطح 1: دفتر پروژه:  دستیابی به دستاوردها و اهداف پروژه برای هزینه، زمان و استفاده از منابع

·      یک پروژه یا بیشتر

·      یک مدیر پروژه

 

سطح 2: دفتر مدیریت پروژه ابتدایی: تهیه روش‌شناسی استاندارد و قابل تکرار مدیریت پروژه برای استفاده در تمام پروژه‌ها

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      مدیر طرح

·      کارمند پاره‌وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 3: دفتر مدیریت پروژه استاندارد: برقراری ظرفیت و زیرساخت برای پشتیبانی و اداره محیط به هم مرتبط پروژه

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      مدیر ارشد طرح

·      کارمندان پاره‌وقت و تمام وقت دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 4: دفتر مدیریت پروژه پیشرفته: بکارگیری ظرفیت مدیریت پروژه جامع و یکپارچه برای دستیابی به اهداف کسب و کار

·      چندین پروژه

·      چندین مدیر پروژه

·      چندین مدیر طرح

·      راهبر دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی و پشتیبانی مستقل دفتر مدیریت پروژه

 

سطح 5: مرکز تعالی: مدیریت بهبود مستمر و همکاری بین واحدی جهت دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار

·      چندین طرح

·      قائم مقام یا راهبر مدیریت پروژه

·      کارکنان فنی مستقل دفتر مدیریت پروژه

·      کارکنان پشتیبانی در گستره سازمان

 

کارکردهای دفتر مدیریت پروژه

 

دفتر مدیریت پروژه 20 کارکرد اصلی دارد که در 5 گروه دسته‌بندی می‌شوند. دفاتر مدیریت پروژه‌ در سطوح مختلف می‌بایست میزان مورد نیاز و مناسب‌سازی شده‌ای از این کارکردها را پوشش دهند. در ادامه توضیح مختصری درباره این کارکردها ارایه شده است:

 

مدیریت راهکارها(Practice management): رویکرد عمومی و چارچوب مرجع برای هدایت فعالیت‌های مدیریت پروژه در سازمان را تهیه‌ می‌کند. این حوزه وظیفه استانداردهای عملکرد پروژه را مشخص می‌کند؛ فرایندها، ابزارها و شیوه‌های مدیریت پروژه را مستقر می‌کند؛ و محیط مدیریت پروژه مشارکتی را خلق می‌کند که شامل دسترسی به آرشیوهای پروژه و کتابخانه منابع می‌باشد. این حوزه بر توسعه قابلیت مدیریت پروژه‌ موثر سازمانی در سطح پروژه متمرکز می‌شود. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      روش‌شناسی مدیریت پروژه

·      ابزارهای مدیریت پروژه

·      استانداردها و سنجه‌ها

·      مدیریت دانش پروژه

مدیریت زیرساخت(Infrastructure Management): استقرار محیط مدیریت پروژه حرفه‌ای را تسهیل می‌کند. این حوزه وظیفه وضعیت فعلی مدیریت پروژه را بررسی می‌کند. در طراحی برنامه‌ها برای وضع آتی مشارکت می‌کند و رویه‌ها و مکانیزم‌های از قلم افتاده‌ای را به سازمان معرفی می‌کند که برای رسیدن به شایستگی و بلوغ نیازمند آن هستند. همچنین به تعریف ساختار پروژه و درگیری لازم صاحبان منافع برای پشتیبانی از عملکرد موفق پروژه و تهیه تسهیلات و تجهیزات لازم برای دستیابی به اهداف پروژه کمک می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      اداره پروژه

·      تخمین‌ها

·      سازمان و ساختار

·      پشتیبانی تسهیلات و تجهیزات

یکپارچگی منابع(Resource Integration): شایستگی، در دسترس بودن و عملکرد منابع پروژه را مدیریت می‌کند. این حوزه وظایف، دفتر مدیریت پروژه را برای همکاری با مدیران منابع جهت جذب، تخصیص و مدیریتِ مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه فعال می‌سازد. به دفتر مدیریت پروژه اجازه اداره آموزش در محیط مدیریت پروژه را می‌دهد؛ دفتر مدیریت پروژه را برای شکل دادن به پیشرفت کارراهه مدیران پروژه فعال می‌کند و جنبه‌های پشتیبانی تیم پروژه را توسعه می‌دهد. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مدیریت منابع

·      آموزش

·      توسعه کارراهه

·      توسعه تیم

پشتیبانی فنی(Technical support): مشاوره و پشتیبانی در زمینه مدیریت پروژه را برای مدیران و تیم پروژه مهیا می‌کند. در این حوزه وظیفه با استفاده اهرمی از توانایی، دانش و تجربه مدیران پروژه خبره در دسترس هدایت و مربی‌گری در محیط مدیریت پروژه ایجاد می‌شود. این حوزه دامنه‌ای از برنامه‌ریزی پروژه، تسهیلات و فعالیت‌های پشتیبانی را تهیه می‌کند؛ برنامه‌ها، هدایت‌های روتین، ممیزی‌های خاص پروژه و بررسی مدیریت پروژه را انجام می‌دهد و در مواقع مورد نیاز بهبود و احیای پروژه را پشتیبانی می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مربی‌گری و هدایت

·      پشتیبانی از برنامه‌ریزی

·      ممیزی و بازرسی پروژه

·      بهبود و احیای پروژه

هم‌محور سازی کسب و کار(Business Alignment): چشم‌انداز و تصویر کسب و کار سازمان را به محیط پروژه معرفی می‌کند. این حوزه وظایف مدیریت سبد پروژه‌ها را سرپرستی می‌کند؛ درگیری مدیر‌عامل در مدیریت پروژه را، به لحاظ بررسی اثرات مدیریت پروژه بر عملکرد کسب و کار سازمان را تسهیل می‌کند و روابط با مشتری و پیمانکاران را جهت تسهیل نقش‌هایشان به عنوان صاحبان منافع پروژه مدیریت می‌کند. این حوزه شامل وظایف زیر است:

·      مدیریت سبد پروژه‌ها

·      روابط مشتریان

·      روابط پیمانکاران

·      عملکرد کسب و کار

چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

1396/02/6
18:07
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO) بخش یا گروهی از افراد است که استانداردهای مرتبط با مدیریت پروژه را در درون یک سازمان، تعریف و حفظ می کند. علاوه بر این، مسئولیت مهمتر PMO اجرا و انجام پروژه هایی است که تحت قلمروی قدرت آن قرار می گیرد.
ایجاد چنین ساختاری در درون یک شرکت، مزایای متعددی دارد، اما PMO چیزی نیست که نوعاً از همان ابتدا در شرکت آغاز به کار کند، خصوصاً در شرکت های کوچک. هیچ اندازه، درآمد، یا آرایش خاصی از یک شرکت وجود ندارد که نشان دهد زمان ایجاد یک PMO فرا رسیده است. با این حال، علائم زیر را می توان به عنوان نشانه هایی در نظر گرفت که حکایت از لزوم راه اندازی این دفتر دارد:
کار انجام نمی شود. با توجه به موفقیت شرکت و آنچه که ارائه می کنید، مواردی وجود دارد که در شرکت ایجاد گلوگاه می کند. به این معنی که سرعت کار بشدت کاهش می یابد، دوباره کاری به وجود می آید، و سایر پیامدهای حاصل از این نوع سوء مدیریت مشاهده می گردد.

در هر پروژه ای به نظر می رسد اولین بار است که چنین کاری را انجام می دهید. حتی اگر پروژه های مشابه را بارها انجام داده باشید، به نظر می رسد اولین بار است که با چنین پروژه ای مواجه شده اید. افراد نمی دانند چه باید بکنند، سؤالات ضروری مطرح نمی شوند مگر آنکه خیلی دیر شده باشد، اقلام قابل تحویل در گوشه ای مانده، کارها پیش نمی رود، ....

گروه واحدی وجود ندارد که بداند در شرکت چه می گذرد. هر کسی اطلاعات ناقص یا دید کوته نظرانه خود را در مورد امور دارد. هیچکس نمی داند موارد مختلف چگونه با یکدیگر مرتبط می شوند. ... و این آغاز ایجاد مشکلات است.


سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه

1395/12/25
14:12
امیرحسین ستوده بیدختی
سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه
سطح اول بلوغ دفتر مدیریت پروژه

اولین سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه مربوط به دفتر پروژه است که بیشتر بر پایش پروژه متمرکز بوده و شکل اولیه از PMO در یک سازمان می باشد.
این دفتر با اعمال نفوذ و نظارت بر پروژه، بکارگیری دستورالعملها و رویه های مدیریت پروژه که توسط یک PMO دیگر در سطح بالاتر تدوین می شود را در سطح یک پروژه خاص تضمین می نماید.
در واقع به دلیل اینکه دفتر پروژه بطورکامل یک پروژه را پشتیبانی میکند و کلیه رویه ها، استانداردها، ابزار و تکنیکهای تعیین شده توسط PMO سطوح بالاتر را برای هر کدام از پروژهها اجرایی می نماید لذا نقش مهمی در این پیوستار ایفا کرده و متضمن بهبود فرآیند مدیریت پروژه در سطح عملیاتی است.

بلوغ pmo
سطح دوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

دومین سطح مختص به دفتر مدیریت پروژه پایه می باشد که بر کنترل فرآیندها تمرکز داشته و اولین سطح است که PMO چندین پروژه را تحت کنترل و نظارت دارد.
در واقع یک موجودیت سازمانی برای پیگیری و اعمال رویه ها و سیاست های سازمان در مدیریت پروژه به کلیه پروژه های تحت پوشش است و تحت هدایت و سرپرستی یک مدیر برنامه می باشد.
سطح سوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


سطح سوم دفتر مدیریت پروژه استاندارد است که از فرآیندها پشتیبانی نموده و بیانگر یک دفتر مدیریت پروژه کامل و جامع می باشد.
کارکردهای PMO در این سطح در راستای ترویج تخصص مدیریت پروژه به یک قابلیت اساسی در سازمان و افزایش سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه می باشد.
این واحد نظارت و کنترل متمرکز و جامعی بر فعالیت های مدیریت پروژه در سازمان دارد و در واقع نوع و میزان تأثیر کارکردهای PMO در محیط مدیریت پروژه سازمان را تعیین می‌‌کند.

مدیریت پروژه

1395/10/15
09:04
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت پروژه
سازمان PMI، در PMBOK مدیریت پروژه را به صورت به‌کارگیری دانش مهارت، ابزار و تکنیک‌ها برای طرح‌ریزی و انجام فعالیت‌ها مطابق با نیازها و انتظارات ذینفعان تعریف می‌کند. ذینفعان کسانی هستند که به صورت فعال در پروژه حضور داشته و یا علائق و سلایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی در نتایج اجرای پروژه و تکمیل آن اثر بگذارد.
مدیریت پروژه هنر و علمی است که چشم انداز Vision را به واقعیت reality تبدیل می کند. . (Turner, 1999) همچنین، استاندارد مجموعه دانش مدیریت پروژه PMBOK بیان می‌کند که برای مدیریت مؤثر پروژه، علاوه‌بر ابزار و تکنیک‌ها، ساختار تجزیه کار(WBS)، آنالیز مسیر بحرانی(CPM) و به‌کارگیری دانش و مهارت آن، به 5 کاردانی و خبرگی نیازمند است:
1. مجموعه دانش مدیریت پروژه
2. به‌کارگیری دانش، استانداردها و قوانین
3. فهم محیط پروژه
4. دانش و مهارت‌های عمومی مدیریت
5. مهارت‌های بین فردی (ارتباط با افراد)
مفهوم مدیریت پروژه
مدیریت پروژه، مجموعه ای از دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکهایی است که با به کارگیری و یکپارچه سازی فرآیند مدیریت پروژه - شامل فرآیندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایانی - برای دست یابی به اهداف پروژه و رفع نیازهای آن به ادارة فالعیتهای پروژه می پردازد.
مدیریت یک پروژه ، بدون توجه به تکنیک ها و دانش مدیریت پروژه، دقیقاً مثل انجام یک بازی فوتبال بدون داشتن تاکتیک بازی می باشد. یک مربی فوتبال باید بازیکنان را به همکاری با یکدیگر تشویق نماید و همواره باید این سئوال را از خود بپرسد که؛ "ما باید چگونه در این مسابقه بازی کنیم تا به امتیازی بالاتر از تیم حریف دست پیدا کنیم؟ پرداختن به این مورد توجه به یک نکتة کلیدی است که تک تک اعضای تیم، جهت رسیدن به هدف (پیروزی) باید مد نظر داشته باشند. "
یکی از مهمترین مشکلاتی که کار تیم پروژه را تهدید می کند عدم انجام کار تیمی است که اغلب از فقدان آشنایی آنان به فنون کار تیمی حادث می شود . یک تیم پروژه ای پس از اتمام کار پروژه و به نتیجه رسیدن آن منحل خواهد شد، این درحالی است که اعضای تیم باید تجربیات خود را قبل از انحلال تیم، ارزیابی کرده و مستندسازی نمایند. چون توجه داشتن به تجربیات گذشته و استفاده از آنها در پروژه های بعدی باعث کاهش زمان برنامه ریزی و نیز صرف منابع کمتر برای برنامه ریزی خواهد شد. همچنین با مرور تجربیات به دست آمده در پایان یک پروژه، اعضای تیم به این نتیجه خواهند رسید که صرف وقت برای برنامه ریزی پروژه باعث کوتاهتر شدن زمان اجرای آن خواهد شد .
دانش مدیریت پروژه فرآیندی را که شامل یک سری سئوالات اساسی برای موفقیت پروژه میباشد قبل از آغاز پروژه در اختیار تیم پروژه قرار می دهد به طوریکه مجریان پروژه با پاسخ گویی به این سئوالات می توانند پروژه را در مسیری پربازده و به صورت یکنواخت به پایان برسانند . در ادامه برای آشنایی بیشتر به تعدادی از این سئوالات اشاره خواهد شد:
نتیجة پروژه چه چیزی (هایی) خواهد بود؟
مشتریان پروژه به چه چیزهایی احتیاج دارند؟
هزینة اجرای پروژه چه قدر خواهد بود؟
اجرای پروژه در هر مرحله چه قدر طول خواهد کشید؟
احتمالاً کدام بخش از پروژه می تواند با مشکل مواجه شود؟
تیم پروژه چگونه می تواند از بروز مشکلات شناخته شده جلوگیری کند؟
مهمترین رسالت مدیریت پروژه ایجاد تعهد و مسئولیت در قبال برنامه زمانبندی است که مانع از به تاخیر افتادن پروژه و هزینه های مرتبط می گردد.
مهارتهای مدیر پروژه:
مدیران پروژه باید گستره ای از مهارت ها را در سطحی بالا داشته باشند. گروهی از این مهارتها، مهارتهای عمومی نامیده می شوند. مهارتهای عمومی پایه های اصلی مهارتهای مدیریت پروژه بوده و آگاهی کامل از آنها برای مدیران پروژه ضروری است. این مهارتهای عمومی عبارتند از:
• رهبری. رهبری با مدیریت متفاوت است. رهبری شامل موضوعاتی از قبیل، تعیین اهداف سازمانی، همسوسازی متولیان و مجریان و ایجاد انگیزش می باشد.
• ارتباطات. موضوع اصلی ارتباطات، تبادل اطلاعات است. مدیر پروژه باید قادر به برقراری ارتباط به شیوه ای مناسب، از طریق تصمیم گیری درست در خصوص انتخاب رسانه، روش های نوشتاری، روش های ارائه و روش های مدیریت جلسه باشد.
• مذاکره. مذاکره مبتنی بر اصل مشاوره و رایزنی با دیگران به منظور کسب نتیجه و دستیابی به توافق مشخص است.
• حل و فصل مسائل. حل و فصل مسائل تلفیق توامان بیان مسائل روزمره و اخذ تصمیم است.
• توانائی سازمانی. توانائی سازمانی قابلیت انجام به موقع امور است.
ساختار شکست کار
PMBOK ، ساختار شکست کار را اینگونه تعریف می نماید:
گروه بندی عناصر به شیوه‌ای مبتنی بر اقلام قابل تحویل که محدوده کل پروژه را تعریف و سازماندهی می‌نماید ؛ هر یک از سطوح پایینی نشانگر تعریفی دقیقتر از کار پروژه هستند . عناصر ساختار شکست کار چشم‌اندازی روشن از محصول نهایی پروژه و فرایند کلی آن را پیش‌روی ذینفعان و مدیر پروژه قرار می‌دهند.
ساختار شکست کار را می‌توان با استفاده مجدد از اجزای سایر ساختارهای شکست کاری که از پروژه های مشابه پیشین در دسترس هستند و یا به صورتی کاملا جدید تهیه نمود .
ساختار شکست کار به تدریج و با بررسی مکرر اهداف اجرایی پروژه ، معیارها و شاخصهای کارکردی / عملکردی ، محدوده پروژه و نیازمندیهای عملکرد فنی تکمیل می‌شود .
برای تهیه WBS باید به نکات زیر توجه کرد و در خصوص آن ها اندیشید:
· در مورد اقلام و عناصر قابل تحویل بیندیشید . (چه چیزهایی باید تهیه شوند؟ نیازمندیها کدامند؟)
· در مورد نحوه تولید اقلام و عناصر قابل تحویل بیندیشید (چه روشهایی؟ چه فرایندهای خاصی؟ چه کیفیتی؟ چه بازرسیهایی؟)
· آیا چشم اندازی از محصول نهایی در ذهن شما شکل گرفته است ؟
· چه کارهایی بایستی انجام پذیرند ؟
با توجه به این موارد گام­هایی که باید برای تهیه WBS طی شوند عبارتند از:
گام اول : محصول یا محصولات نهایی پروژه را مشخص سازید ؛ چه چیزی باید تحویل شود تا پروژه به موفقیت رسیده باشد ؟
گام دوم : اقلام قابل تحویل اصلی را تا سطحی از جزئیات که به منظور مدیریت و کنترل یکپارچه کار مناسب باشد تجزیه نمایید .
گام سوم :‌ ساختار شکست کار را تا آنجا بازنگری و ویرایش نمایید که ذینفعان پروژه تصدیق نمایند که برنامه‌ریزی پروژه را می‌توان با موفقیت تکمیل نمود و امور اجرا و کنترل به نحوی موفقیت‌آمیز نتایج موردانتظار را به بار خواهند نشاند .
عواملی که لازم است در تدوین ساختار شکست کار مورد توجه قرار گیرند عبارتند از :
· عناصر ساختار شکست کار باید نشان‌دهنده یک قلم قابل تحویل محسوس باشند .
· هر یک از عناصر فرعی ساختار شکست کار باید تنها به یک منشا و عنصر خاص از ساختار شکست کار (یا عنصر بالاتر خود) تعلق داشته باشند .
· هر یک از عناصر فرعی ساختار شکست کار باید به صورتی منطقی تا سطحی که نشان‌دهنده چگونگی تولید (طراحی ، خرید ، ساخت یا قرارداد فرعی) آنها باشد تجزیه شوند .
· اقلام قابل تحویل باید منحصر بفرد و متمایز از موارد هم‌تراز خود باشند و باید تا سطحی از جزئیات تجزیه شوند که برای برنامه‌ریزی و مدیریت کار و نیز برای تحصیل یا ایجاد آنها لازم است .
· اقلام قابل تحویل باید به شکلی روشن و دقیق مشخص شوند تا از دوباره‌کاری در بین عناصر ساختار شکست کار ، در کل سازمان و یا بین افراد مسوول تکمیل کار جلوگیری شود .
· اقلام قابل تحویل باید از نقطه نظر اندازه و تعریف محدود باشند. این اقلام تا جایی باید ریز شوند که هم ماهیت کار اجازه دهد و نیز کنترل آن ها اقتصادی باشد.
· کلیه عناصر ساختار شکست کار باید با ساختارهای حسابداری و سازمانی سازگاری داشته باشند .
· کلیه اقلام قابل تحویل به وضوح در ساختار شکست کار گنجانده شوند .
· کلیه موارد مهم گزارش‌دهی (به عنوان نمونه :‌جلسات بازنگری ، گزارشات ماهانه ، گزارش آزمایشات) در ساختار شکست کار گنجانده و مشخص گردند .
دفتر مدیریت پروژه
چرایی موجودیت دفتر مدیریت پروژه
سازمان ها شاهد رشد و توسعه بسیار سریعی هستند. برای تحقق این جهش سریع و بزرگ، پروژه‌های متعددی در مقیاس کوچک و بزرگ در سازمان هاتعریف و اجرا می شوند. پروژه‌هایی که محمل و بستر توسعه و ایجاد تغییرات مطلوب در سازمان بوده‌اند.
با توجه به این دوره توسعه و جهش سریع، لزوم بازنگری در نحوه تعریف و اجرای پروژه‌ها در گسازمان ها به شدت احساس شده و این احساس نیاز پیش زمینه تشکیل واحدی به نام دفتر مدیریت پروژه شده است که اهداف کلی آن در ادامه تشریح شده است.
اهداف دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه بر آن است تا به نهادی کانونی در اصول مدیریت پروژه در سازمان تبدیل شود و پروژه‌های سازمان را از نظر یکپارچگی سیستم‌های مدیریت، کیفیت اجرا، کارایی و بهره‌وری و تحویل به موقع با هزینه مصوب به سطوح بالای بلوغ برساند. در آن زمان است که سازمان قادر خواهد بود پروژه‌ها را بصورت موفقیت‌آمیز و مطابق با اهداف راهبردی تعیین شده تحویل دهد.
به‌عبارت دیگر این نهاد بر آن است تا:
· تصویری واقعی از وضعیت پروژه‌‌ها در سازمان ارائه دهد.
· میزان موفقیت پروژه‌ها را مورد سنجش و ارزیابی قرار دهد.
· پروژه‌ها را با استراتژی‌های مدیریت ارشد همراستا نماید.
· پروژه‌ها به طرز کاراتری اجرا شوند.
· همکاری و هماهنگی تیمی کاملتری میان واحدهای اجرا کننده پروژه ایجاد شود.
· از منابع به نحو بهینه استفاده شود.
· پیش بینی دقیق‌تری از وضعیت آینده پروژه‌ها و در نهایت پاسخ گویی به مشتری انجام شود.
تا در نهایت بتواند فعالیت های زیر را انجام دهد:
· تهیه برنامه جامع پروژه‌های گروه با مشارکت مدیران مربوطه
· تعریف پروژه‌های آتی گروه و تعیین اولویت هر پروژه با توجه به برنامه جامع مصوب
· تدوین روش‌ها و فرآیندهای استاندارد برای انجام پروژه‌ها در تمام پروژه‌های گروه
· مستند سازی و مدیریت دانش و تجربه اندوخته شده در پروژه‌ها
· بهبود کیفیت اجرای پروژه‌ها
· کاهش هزینه اجرای پروژه‌ها
· کاهش زمان اجرای پروژه‌ها
· داشتن اطلاعات صحیح، دقیق و به روز از وضعیت پروژه‌ها به لحاظ میزان پیشرفت، میزان هزینه و مشکلات پروژه
· تأمین نیروی انسانی تخصصی پروژه‌ها
· شناسایی، ارزیابی و انتخاب پیمانکاران، مشاوران و تأمین‌کنندگان (مدیریت برون سپاری)
· انتخاب و تعیین مدیر پروژه برای هر یک از پروژه‌ها به عنوان متولی اصلی آن پروژه و تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات وی
· یکپارچه سازی تدارکات پروژه‌ها
در مورد پروژه‌های جاری گروه سیاست بر این است که دفتر مدیریت پروژه بتواند تا آنجا که امکان دارد این پروژه‌ها را از نظر کیفی بهبود بخشد و زمان و هزینه‌های آن‌ها را کاهش دهد، اما اصل بر این است که اختلال جدی در اجرای پروژه‌های جاری ایجاد نشود. برای دستیابی به این هدف اطلاعات جامع و دقیقی از وضعیت پروژه‌های موجود جمع آوری و پردازش شده‌است.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


اجرای درست و موفق فرآیندهای مربوط به دفتر مدیریت پروژه به نتایج زیر منتج خواهد شد:
· اطلاع رسانی و گزارش دهی:
o گزارش‌های دوره‌ای منظم از وضعیت پروژه‌ها به مدیریت ارشد
o گزارش کارایی دفتر مدیریت پروژه
o جمع آوری و تدوین دروس و تجارب آموخته شده در پروژه‌های موفق
· افزایش سطح موفقیت پروژه‌ها:
o اطمینان از اولویت‌بندی درست پروژه‌ها و منابع و همراستایی آن‌ها با استراتژی سازمان
o شناسایی و تدوین ابزار و روش‌های درست انتخاب پروژه‌های مناسب
o ارائه الگوی مناسب زمان بندی و کنترل زمان پروژه‌ها
o کنترل هزینه‌ها و تلاش بر کاهش هزینه‌ها
· ایجاد مرکز تعالی مدیریت پروژه:
o تدوین استاندارد مدیریت پروژه
o کمک و حمایت از کارکنان برای تبدیل شدن به افراد حرفه‌ای و دانش محور
o مرکزی برای آموزش و ارتقا سطح دانش مدیریتی مدیران سازمان
· افزایش سطح بلوغ سازمانی در مدیریت پروژه:
o یکسان سازی فرآیندهای برنامه ریزی و اجرای پروژه‌ها
o حمایت از تیم‌های پروژه در تمام فازهای پروژه
o آموزش سازمانی مدیران پروژه در همه حوزه‌های مدیریت پروژه
استقرار دفتر مدیریت پروژه
۱. تدوین برنامه کلان دفتر مدیریت پروژه
a. استراتژی دفتر مدیریت پروژه PMO
b. چشم انداز و بیانیه ماموریت
c. منشور دفتر مدیریت پروژه PMO
d. اهداف و مقاصد (بلندمدت / میان مدت / کوتاه مدت)
e. اختیارات و مسئولیت ها
f. معیارهای ارزیابی موفقیت
g. تعیین محدوده دفتر مدیریت پروژه PMO
i. واحدهای سازمانی مربوط
ii. چه پروژه هایی به دفتر مدیریت پروژه PMO مربوط می شوند
iii. چه قسمتی از چرخه حیات پروژه به دفتر مدیریت پروژه PMO مربوط می شود
2. تدوین برنامه کاری دفتر مدیریت پروژه
a. جذب نیرو و تخصیص نقش ها
b. مشخص کردن وظایف و مسئولیت ها
3. مدیریت ذینفعان و ارتباطات
a. شناسایی ذینفعان و مسئولین سازمان و تدوین استراتژی برخورد با هر یک
i. واحدهایی که وظایفشان متداخل است و تعارض منافع دارند.
ii. واحدهایی که در برابر تشکیل دفتر مدیریت پروژه مقاومت می کنند.
iii. واحد هایی که منافع هماهنگ دارند و همکاری می کنند.
b. جلسات معارفه دفتر مدیریت پروژه PMO و تشریح موارد زیر:
i. چرایی تشکیل دفتر مدیریت پروژه PMO
ii. اهداف دفتر مدیریت پروژه PMO
iii. چه سودهایی دارد
iv. چگونگی تعامل دفتر مدیریت پروژه PMO با واحدهای دیگر
v. خروجی های دفتر مدیریت پروژه PMO
c. تعیین وجوه اشتراک با دیگر بخش ها
i. از هر بخش چه دستوراتی گرفته و چه دستوراتی داده می شود
ii. از هر بخش چه اطلاعاتی گرفته و چه اطلاعاتی داده می شود
4. جمع آوری دیتا و اطلاعات (شناسایی وضع موجود)
a. برنامه های کلان و استراتژیک سازمان
i. برنامه های استراتژیک و بلند مدت
ii. خط مشی و مرام نامه ها
iii. موارد غیرمکتوب
b. شناسایی پروژه های از قبل تعریف شده و در حال اجرا
c. وضعیت پروژه های فعلی
i. مدیر یا هماهنگ کننده پروژه
ii. برنامه، طراحی ها، نقشه ها و مدارک اولیه پروژه
iii. میزان پیشرفت فیزیکی
iv. وضعیت مالی و کیفی پروژه
v. مقایسه و انطباق وضع موجود با برنامه های اولیه و تهیه گزارشات انحراف معیار
vi. تهیه گزارشات اولیه و خام از وضعیت پروژه ها
d. پروژه های تعریف شده جدید
e. تهیه شناسنامه پروژه ها
f. شناسایی منابع موجود سازمان
i. منابع مالی
ii. منابع انسانی متخصص
iii. ماشین آلات و تجهیزات
g. تهیه گزارشات از پروژه ها و طرح های اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی
5. تدوین متدولوژی استاندارد مدیریت پروژه
a. تدوین رویه ها و فرآیندها
i. بررسی رویه های موجود
ii. الگوبرداری از دفاتر مدیریت پروژه موفق
iii. الگوبرداری از صنایع مشابه
b. تهیه فرم ها و فرمت های مورد نیاز
c. تبیین شاخص های طبقه بندی پروژه ها و تعریف سبد پروژه ها
i. برنامه ریزی مدیریت سبد پروژه ها
ii. طراحی و تدوین مدل مدیریت سبدی پروژه ها در سازمان
iii. تهیه فرآیند مناسب هر پروژه با توجه به طبقه بندی مدیریت سبد
d. مستندسازی خروجی های تصویب شده
e. ابلاغیه شروع به کار دفتر مدیریت پروژه PMO به تمامی بخش های سازمان
6. ارزیابی و بازنگری
a. بازخورد خروجی ها برای بازبینی برنامه های کلان دفتر مدیریت پروژه PMO
i. اصلاح و به روز رسانی برنامه های دفتر مدیریت پروژه
ii. انطباق برنامه های دفتر مدیریت پروژه با برنامه های جامع سازمان
b. ارائه بازخورد ها به مدیریت ارشد برای بازبینی در استراتژی های سازمانی

مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر دفتر مدیریت پروژه

مدل سازی اطلاعات ساختمانمدیریت منابع انسانی
قراردادمدیریت دانش
موفقیتبرنامه ریزی
مدیریت پروژهتکنیک های خلاقیت
مدیریت ساختاستراتژی
چابکی در پروژهداستان مدیریتی
ساخت و ساز نابمدیران
مهندسی ارزشتصمیم گیری
مدیریت ریسک دفتر مدیریت پروژه
مدیریتبتن
رهبریمدیران پروژه
تکنیک های مدیریتی مهارت های مدیریتی
توسعه پایداراستاندارد PMBOK
کنترل پروژهآزمون pmp
سازمانمدیریت ساخت در شبکه های اجتماعی
مهندسی و مدیریت ساخت پروژه - مطالب ابر دفتر مدیریت پروژه,مدیریت ساخت ,مدیریت پروژه, مدیریت پروژه های ساخت, مدیریت پروژه و ساخت,مدل سازی اطلاعات ساختمان,مدیریت ساخت
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به مهندسی و مدیریت ساخت پروژه است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|